Автор книг по саморазвитию и повышению личной эффективности Дэвид Аллен недавно переиздал книгу «Как привести дела в порядок». Бестселлер стал настольной книгой многих предпринимателей и послужил руководством к действию бизнесменам более 30 стран. В чем лучше хранить ценные бумаги и документы, писатель знает не понаслышке. Предлагаем вашему вниманию несколько советов от профи, которые обеспечат сохранность Ваших документов.
Существует ли идеальная папка для документов
Мир развивается бешеными темпами, заставляя нас постоянно жить в ускоряющемся темпе. Чтобы не потеряться в водовороте дел, решительно принимайтесь за планирование и организацию Дисциплина позволит взять под контроль свои дела, подчинив себе поток времени.
Чтобы дела шли отлажено, понадобится создать индивидуальную систему хранения. Все необходимое должно в считанные минуты оказываться под рукой. Например, папки из натуральной кожи могут располагаться прямо на рабочем столе. Менеджмент непрерывно требует принятия решений, и чем меньше времени мы потратим на поиск нужного документа, тем больше останется минут на раздумья и оценку ситуации, тем качественнее будет результат нашей работы.
В чем лучше хранить ценные бумаги: 10 рекомендаций
Вот пара секретов деловодства от Дэвида:
- Не откладывайте сортировку документов – простая заметка не менее важна, чем срочный договор, запихнуть ее впопыхах в ящик — недопустимо;
- Запаситесь материалами – канцелярия и папки для хранения должны присутствовать в излишке;
- Сделайте процесс оценки важности и статуса документов быстрым и простым. Отработайте систему до автоматизма, избрав единственный параметр сортировки;
- Пусть папка для документов и справочных материалов всегда будет в районе досягаемости, на расстоянии руки;
- Помните, что подвесные папки намного менее эффективны нежели обычные. Добавление новой папки не должно требовать много усилий.
- Не сдавайтесь! Цель – не дать ящикам наполниться более, чем на 3/4. Нагромождения настолько угнетают, что лишь усугубляют беспорядок.
- Следите за состоянием мебели. Для важных документов понадобится надежное вместилище, а не гнилой шкаф.
- Стремитесь к простоте – упорядочив все по алфавиту, вы всегда найдете то, что искали.
- Отсортированные папки подписывайте, добавляйте ярлыки.
- Бумаги, связанные с завершенными делами и проектами, убирайте в архив, за пределы рабочего места.
