Обычно копирайтер-фрилансер общается с заказчиком в электронной переписке. Удаленное сотрудничество все чаще характеризует копирайтинг. Россия здесь не исключение. Однако обсуждение технического задания, правки, согласование текстов часто занимает больше времени, чем его создание. Чтобы сделать общение в почте комфортным для обеих сторон и сократить его время, следуйте нашим советам.
-
Давайте доступ к гугл-документам.
Сегодня мало кто использует формат .word, практичный способ создать и сохранить статью — использовать Google Документы. Прикрепляя ссылку на выполненное задание, не забывайте о настройках доступа. Сначала откройте доступ по ссылке, затем вставляйте ее в письмо. Доступ возможен в режиме редактирования или просмотра. Выбирайте оговоренный с заказчиком режим и не забывайте активировать доступ. Это существенно сэкономит время на запросах открыть ссылку.
2. Присылайте ссылку на текст в чат, если используете его для общения.
Если действует чат, где можно общаться с заказчиком без подключения электронной почты, высылайте ссылку туда. Не пишите в чат «Я прислал тебе ссылку на mail», отсылайте сразу ссылку. Если корпоративные правила требуют фиксировать выполнение задания по почте, вышлите письмо, а в чат ссылку с пометкой «Продублировано в почте».
3. Время встречи или срок сдачи материалов оговаривайте одним письмом.
«Привет» — «Привет» — «Нужно встретиться» — «Когда?» — «Хорошо бы в пятницу» — «В пятницу я не могу» — «А когда?» и т.д. Такие письма перегружают почту и тратят время, особенно если ответ задерживается. Сразу обозначайте, когда вам нужно встретиться и по какому поводу. Вторая сторона понимает важность, ориентируется в сроках, предлагает наиболее удобное время. Пишите письмо с максимумом полезной информации в одном послании.
4. Никогда не здоровайтесь отдельным письмом.
Приветствуйте абонента и переходите к сути в одном сообщении. Простые «Привет» или «Добрый день» не вызывают мгновенного желания ответить, не актуализируют общение, тратят ресурсы и внимание В то время как корректный вопрос или важная информация после приветствия тут же включают собеседника в разговор.
5. Формулируйте в сообщении вопрос.
Не описывайте голый факт, например: «Возникли сложности в написании статьи». Это заставит заказчика дополнительно спрашивать какие и задавать уточняющие вопросы, что раздражает и тратит время. Пишите факт и задавайте вопрос: «Возникли сложности в написании статьи. Когда мы можем встретиться, чтобы обсудить?» или «Возникли сложности в написании статьи. Недостаточно материала. Вы можете выслать дополнительные документы?».
Соблюдая простые правила этикета в переписке, вы экономите время, проявляете уважение к абоненту и формируете имидж вежливого и усидчивого автора.
