Несмотря на развитие электронного документооборота и функционирование государственных веб-порталов, услуги почтовой связи, предоставляемые «Почтой России», остаются востребованными и актуальными. Посредством бумажных отправлений организации взаимодействуют как со своими контрагентами, так и с государственными, надзорными и контролирующими органами.
Для эффективного и надежного управления своей корреспонденцией многие компании все чаще предпочитают работать со специализированными почтовыми и курьерскими сервисами.
Преимущества работы со специализированной компанией
Сотрудничество с почтовым сервисом позволяет оптимизировать работу с документами и избежать возможных рисков, связанных с несвоевременной отправкой и получением почтовых отправлений. Среди других преимуществ почтового обслуживания для бизнеса можно отметить:
1. Экономию времени. Юридические лица работают, как правило, с большим объемом корреспонденции, что требует много времени на ее обработку и отправку. Делегирование сопутствующих задач сторонним лицам позволяет высвободить время сотрудников для выполнения ими непосредственных должностных задач.
2. Высокий уровень надежности. Специализированные сервисы имеют отлаженные механизмы взаимодействия с «Почтой России», что гарантирует быструю и надежную доставку корреспонденции. Это особо актуально для организаций, для которых важна срочность почтовых отправлений.
3. Минимизацию рисков. Несвоевременная доставка или получение почтовой корреспонденции чревато материальными затратами. К примеру, пропуск подачи отчетности в налоговую инспекцию влечет за собой наложение штрафных санкций. Специализированные сервисы обеспечивают оперативность при работе с почтовыми отправлениями, что минимизирует сопутствующие риски.
Услуги, предоставляемые почтовыми сервисами
Одной из широко востребованных услуг является предпочтовая подготовка корреспонденции, значительно упрощающая процесс их отправки до адресата. При этом многие специализированные компании осуществляют еще и упаковку почтовых отправлений. Надежная и прочная упаковка позволяет сохранить в целости содержимое, избежать порчи, утери или разглашения пересылаемой информации.
Получение корреспонденции в почтовых отделениях и доставка их в офис получателя – еще одна востребованная услуга для бизнеса. Для оптимизации рабочих процессов клиенты могут установить определенные временные рамки доставки.
В случае необходимости вся пересылаемая и получаемая корреспонденция может быть отсканирована, что обеспечит постоянный доступ к ней для клиента.
Сотрудничество со специализированной компанией, оказывающей услуги по работе с почтовой корреспонденцией, – выгодное решение для того, чтобы сэкономить время, оптимизировать рабочие процессы и повысить надежность в части взаимодействия с контрагентами и государственными органами.