Особенности функционирования и технические возможности стали основными критериями при подборе контрольно-кассового аппарата. Должного внимания также заслуживает гарантийное обслуживание, внешний удобный дизайн, надежность, продолжительность автономной работы и габариты, что очень существенно в условиях розничной торговли. На практике существуют два типа оборудования, которые называют кассовыми аппаратами:
- Автономная контрольно-кассовая машина (ККМ), которая не требует обязательного подключения к компьютеру, но способна длительное время обеспечивать самостоятельную работу при отсутствии электропитания от сети. Современные модели сопровождаются необходимыми бухгалтерскими прикладными программами для ведения учета и двумя блоками памяти для регистрации всех операций, совершаемых кассиром;
- Не автономное контрольно-кассовое устройство эксплуатируется только под управлением персонального компьютера. Микропрограммное обеспечение позволяет использовать их с любыми системами, собирающими и обрабатывающими информацию о процессе купли-продажи.
Существенно расширяют возможности кассового аппарата наличие дополнительных функций. Так, например, возможность совместной работы с весами сводит к минимуму ручной ввод данных, существенно повышает производительность труда и сводит к "нулю" вероятность ошибки или злоупотребления. Данное подключение сохраняет возможность одновременной работы с компьютером.
В отличие от стационарных аппаратов, портативный
кассовый аппарат, цена которого практически не отличается от стационарного, имеет небольшие габариты и вес, комплектуется специальным защитным чехлом от воздействия пыли, влаги и случайных ударов (применяют на парковках, колхозных рынках, ярмарках и др.).
Функциональные возможности современных кассовых аппаратов отвечают следующим требованиям:
- Полное соответствие всем требованиям законодательства страны для применения в точках реализации товара или услуг;
- Формирование внутренних отчетов и контрольно-отчетной информации для фискальных органов;
- Интуитивное и простое управление с необходимой функциональностью и достаточной информативностью;
- Комплектуются достаточным количеством разъемов для подключения к ПК, терминалу, сканеру, весам и др.;
- Имеют интерактивный интерфейс вводы/вывода данных;
- Максимальное количество программируемых услуг и товаров соответствует требованиям пользователя;
- Максимально допустимое количество символов в описании товара или услуги обеспечивает информативность предоставления сведений покупателю;
- Реализация оплаты наличными, платежной картой, в кредит, с учетом программы лояльности и др.
Согласно требованиям фискального законодательства, каждое контрольно-кассовое устройство, независимо от модели и рода деятельности, находящееся в эксплуатации, должно находиться на обязательном сервисном обслуживании авторизированного производителем центра.