Трудно представить организацию, которая бы не производила расходы на собственные нужды: хозяйственные принадлежности, бумага для принтера, командировки и т.д. После осуществления действий, на которые и выдавались деньги, необходимо представлять авансовый отчет. Отличный ресурс – Авансовый отчет онлайн – поможет создать подобный отчет, основываясь на инструкции и скачивание необходимых приложений, которые помогут справиться с документами нужными для бухгалтерии.
После оформления расходника нужна подпись руководителя или тех, кто имеет право подписи – главбух или заместитель. Сотрудник, которому выдали деньги в качестве командировочных или других расходов, к примеру, на приобретение техники и расходных материалов для офиса, в обязательном порядке должен заполнить документ обо всех совершенных затратах, то есть, авансовый отчет. Срок выдачи денег сотруднику устанавливается руководителем.
Однако выдача наличных денег под какие-нибудь нужды (но в соответствии с законом) может производиться только сотруднику или лицу, который находится в трудовых отношениях с этой организацией. Выдача финансовых средств лицам, не состоящим в списке сотрудников, запрещается. Получившие подотчетные деньги должны не позднее трех рабочих дней, к примеру, возвращения из командировки, представить отчет о расходах. Здесь возможно отчитаться «копейка в копейку», либо оформить перерасчет и вернуть непотраченные финансовые средства, либо, если был перерасход, произвести денежную компенсацию сотруднику, доложившему собственные средства, но это после утверждения бухгалтерии и руководства.
Есть общие условия заполнения авансового отчета, ратифицированные еще 2001 году Госкомстатом. Бланк, на котором пишется авансовый отчет – двухсторонний. На одной стороне заполняются первые шесть граф об потраченных суммах, сюда прилагаются чеки и другие документы, которые подтверждают произведенные расходы. Графы с 7-го по 10-й заполняются непосредственно бухгалтерией, принимающей документы (чеки, билеты и т.д.) к отчету о расходах. Апофеозом всех действий становится подпись руководителя, подтверждающего согласие на представленный авансовый отчет.